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了解微软团队的保留政策

Microsoft Teams的保留策略可以确保关键数据不会过早被意外删除,不必要的数据占用空间的时间也不会超过需要。

保留策略是确保按照组织的业务需求或遵从性要求保存或删除Microsoft Teams数据的关键机制。

了解Microsoft Teams保留策略最重要的一点是,尽管保留策略确实具有一些类似备份的特性,但它们从未打算充当备份替代品。IT团队不能重新配置保留政策遵守与备份通常这样的服务级别协议要求相同。保留政策也缺乏备份的粒度。

一个好的备份应用程序可以保护所有Microsoft Teams数据以及存储在其他Microsoft 365应用程序中的数据。另一方面,Microsoft团队保留策略专为与聊天和频道消息使用而设计。

策略类型和修改

微软团队保留策略是灵活的,可以是静态的也可以是自适应的。静态保留策略应用于特定的数据集,例如与特定用户或组关联的数据。

自适应保留策略可以动态地适应组织中可能发生的更改。例如,自适应保留策略可能应用于特定部门的用户。如果有新用户加入该部门,保留策略将自动应用于该用户。

组织可以为团队通道消息、团队聊天和团队私人聊天消息创建Microsoft团队保留策略。默认情况下,这些保留策略被配置为在数据创建后保留7年,然后在数据过期后删除数据。

然而,项目可以保留到组织需要的时候,即使这意味着无限期地保留Teams数据。类似地,当保留期到期时,组织也不会强制删除数据。组织可以修改保留策略,对超过保留期的数据不采取任何行动,或者组织甚至可以选择在以后删除旧数据。例如,组织可以选择使用7年的保留期,但在10年后删除旧的Teams消息。

实际情况可能会发生变化

尽管默认的保留期值可能适合于一些组织,但是每个组织都需要自行决定保留Teams数据的时间。这样的决策必须基于组织的业务需求及其遵从性要求。

此外,组织应该决定是否这样做应用不同的保留期到团队通道消息和团队私有通道消息。如果组织将消息作为管理命令的一部分保留,那么它可能需要保留组和私有消息对于相同的时间。如果保留策略仅用于运营原因,则可能会对业务有价值。如果是这种情况,组织可能选择不留住它们只要群组消息。

深入了解归档和备份

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